K čemu takový informační systém slouží, jak funguje?

Základ jsme vyvinuli už po obnovení činnosti Charity a zavedení největšího projektu – komplexní domácí péče. Původní program vzniklý už v devadesátých letech se jmenoval Carol – je to zkratka Caritas Olomouc. Postupně jsme jej vyvíjeli, aby nesloužil jen pro domácí péči a půjčování kompenzačních pomůcek, ale i pro další služby. Technologický pokrok nás tlačil k zásadnímu kroku: k naprogramování nové aplikace WebCarol. Název již napovídá, že se jedná o webovou aplikaci s centrálním, vysoce zabezpečeným úložištěm dat. Potřebovali jsme vyřešit více problémů najednou. V první řadě možnost zadávat informace o naší práci s možností vyúčtování tam, kde je to zapotřebí. Chtěli jsme k tomu naplno využívat možnosti stávající techniky. Potřebovali jsme mít také přehled a konkrétní údaje pro jednání na úrovních obcí, krajů i centrálních institucí či při obhajobě dotací.

Kdo systém používá?

Je určený téměř pro všechny pracovníky na všech pozicích. Od terénních pracovníků v přímé péči, sociálních pracovníků, vedoucích až po ekonomy a ředitele. Někteří do něj pouze zapisují údaje o práci, ale další mají možnost vést v něm celou agendu odborné práce s klienty. Vedoucí pracovníci zase využívají data pro svou manažerskou práci. Terénní pracovníci mají rovněž možnost zadávat data přímo v terénu pomocí chytrých telefonů nebo tabletů, a to jak v režimu online, tak v režimu offline.

Co Arcidiecézní charitě Olomouc přinesl?

Na počátku samozřejmě především potíže, jak už to bývá se zaváděním nových věcí. Je to systém velmi robustní, který pokrývá téměř celou typologii sociálních služeb. Zahrnuje tedy veškeré oblasti práce s klienty, od počátečních jednání přes uzavírání smluv, poskytování péče až po vyúčtování a následnou práci s těmito informacemi. Museli jsme všechny procesy zmapovat, naprogramovat, otestovat a následně nasadit do všech služeb. Práce a zátěž to byla obrovská, protože toto všechno museli pracovníci absolvovat ke své práci, většinou nad rámec pracovní doby. Za to jim patří obrovský dík. Následně jsme museli všechny pracovníky proškolit, mnoho z nich opakovaně. V Arcidiecézi olomoucké pracuje dnes více než 2000 pracovníků, nyní máme proškolených cca 1500 pracovníků. Mnoho z nich předtím nemělo zkušenosti s výpočetní technikou. O to bylo nasazení těžší, ale všichni to nakonec zvládli. Vždycky jsme museli vést evidenci podle požadavků úřadů nebo dárců či dalších institucí. Teď jsme celou agendu sjednotili, zpřehlednili a také zefektivnili. Pořízená data jsme už mnohokrát využili při různých jednáních, protože všechny zajímají konkrétní fakta. Obhajovali jsme tak například potřebu navýšení úhrad od zdravotních pojišťoven na platy zdravotních sester.